Документы по персональным данным: организация учета и хранения ПДн в организации

Одна из обязанностей компании согласно ст. 18.1 Закона о персональных данных №152 — своевременно подготовить документы по персональным данным (локальные акты)а так же проводить систематическую внутреннюю проверку защиты персональных данных. С другой стороны, не менее важно  провести мероприятия по подготовке документов и грамотно организовать учет и хранение персональных данных.

На практике мы часто сталкиваемся с непониманием двух моментов:  какие сведения относить к категории обрабатываемых персональных данных? Какие сведения персональными данными не являются. Давайте разбираться.

В своей работе организация должна использовать три вида документов по защите персональных данных.  К ним относятся: организационные, технологические и методические.

Следовательно, первые определяют задачи, функции и ответственность структур, которые отвечают за защиту персональных данных работников. Это должностные инструкции, уведомления, положения, акты, письма, приказы. Подробнее о форме согласия на обработку персональных данных  мы говорили в цикле статей по данной теме.

Документы по персональным данным

Между тем, технологическая документация по защите данных в любой компании отражает систему защиты персональных данных о работниках. К ним относят: перечни, инструкции по обработке и защите персональных данных.

В свою очередь, методические файлы конкретизируют процесс защиты персональных данных работниках, определяют порядок работы с документами, содержащими приватные данные о сотрудниках, в стандартных ситуациях. Таким документом являются правила работы с ПДн.

Сформированные документы по персональным данным утверждает руководитель компании. На каждом экземпляре визируется согласование на обработку персональных данных с заинтересованными лицами. Некоторые файлы из пакета представляются субъектам персональных данных для ознакомления под роспись.

В первую очередь стоит обратить внимание на создание политики конфиденциальности.  Как правило, ее закрепляют приказом об утверждении персональных данных в локальном документе. Документ носит название «Положение о персональных данных».

Положение обязательно содержит следующие сведения:

• перечень обрабатываемых ПДн;
• цели их обработки;
• список действий с ПДн;
• перечень действий с ними;
• права и обязанности сотрудников при работе с ПДн;
• порядок обработки ПДн, в том числе хранения, использования и передачи;
• возможная ответственность сотрудников за несоблюдения порядка работы с персональными данными.

Дополнительно обязательным для организаций документом является приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных. В качестве такого лица может выступить любой сотрудник компании. Закон не предъявляет требований к его квалификации.

Кроме того, работодатель должен получить от своего сотрудника согласие на обработку персональных данных в случаях, когда требуется передача данных третьим лицам. Например, когда бухгалтерский учет ведет сторонняя организация или банк запрашивает данные о факте трудоустройства сотрудника для выдачи кредита. В случаях, когда персональные данные сотрудника используются внутри организации, при оформлении доверенностей, в случаях сдачи отчетности по работнику в государственные структуры, при оформлении полиса ДМС и договоров, где субъект данных будет выгодоприобретателем, при обработке общедоступных персональных данных или сведений о соискателе разрешение на обработку персональных данных не требуется.

Перед началом обработки ПДн оператор обработки персональных данных направляет в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных. Однако стоит знать: работодатель от такой обязанности освобожден несмотря на то, каким способом им обрабатываются сведения сотрудников. Даже если это происходит в автоматизированном режиме, нормы 152-ФЗ не действуют, но только если Вы не обрабатываете данные иных лиц.

Нередки случаи, когда должностные данные работников передаются третьим лицам — аутсорсинговым компаниям. Поэтому в этой ситуации с третьей стороной заключается договор на оказание услуг, в котором нужно указать:

• перечень делегированных ему действий с ПД;
• его цели обработки персональных данных;
• его обязанность соблюдать конфиденциальность ПД и обеспечивать безопасность их обработки;
• требования к защите им ПД.

Круг лиц, которые имеют доступ к персональным данным, должен быть ограничен. Как правило, он утверждается дополнительным приказом об обработке персональных данных. Приказ подписывается руководителем. Обычно в такой список попадают сам руководитель организации и его заместители. В некоторых случаях сотрудники отдела кадров и бухгалтерии, юрист и представители службы безопасности.

Кроме того в список может попасть секретарь, в обязанности которого входит бронирование отелей и билетов для сотрудников. Уполномоченные на доступ к ПД работники должны подписать обязательство о неразглашении персональных данных. В некоторых случаях такая обязанность может быть заранее включена в условия трудового договора. При необходимости доступа лицам не из списка уполномоченных нужно завести журнал и фиксировать в нем каждое обращение к ПНд.

Подытожим — какие же действия должны быть предприняты организацией по учету и хранению персональных данных в организации:

1. Во-первых, должен быть издан локальный акт, регулирующий порядок хранения и использования персональных данных. Обычно этим документом является «Положение о персональных данных».
2. Во-вторых, должен быть утвержден документ, содержащий перечень персональных данных, которые используются в деятельности организации.
3. В-третьих, отдельным приказом должны быть назначены ответственные за работу с персональными данными. Отдельным приказом назначаются и ответственные за обеспечение безопасности персональных данных.
4. В-четвертых, должны быть подготовлены: заявления о согласии на обработку персональных данных; журналы учета персональных данных, их выдачи, передачи другим лицам; журналы проверок наличия документов содержащих персональные данные.
5. В-пятых, отдельным приказом должны быть установлены места хранения документации, а так же меры, необходимые для обеспечения сохранности персональных данных . Как правило, такими местами являются сейфы, которые запираются на замок или опечатываются.

Отдельно стоит обратить внимание на необходимость в особых документах по персональным данным в случае использования в компании информационной системы и обработку персональных данных через персональный сайт компании.Это целый пакет файлов, требующих время на подготовку и обладание соответствующей квалификацией людей их подготавливающих. Именно такими качествами и обладает команда «ПД Мастера».

Подготовка документации по персональным данным — весьма трудозатратный процесс. Начав с Положения о персональных данных, Вы определите, какие личные сведения придется собирать, как их после этого хранить, обрабатывать и защищать.

В заключение: помните, что процесс касается персональных данных всех категорий граждан. Как работников организации, так и ее клиентов. Раскрытие персональных данных их носителей недопустимо как с законной, так и с этической точки зрения. Поэтому, если Вы не уверены в своих силах в подготовке  документации, такой процесс стоит доверить набившим руку на этом специалистам. Для этого заполните форму записи на консультации ниже.